存證信函的正確寫法

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民法第九十五條第一項前段規定：「非對話而為意思表示者，其意思表示，以通知達到相對人時，發生效力。」。所謂「非對話而為意思表示者」，是指當事人得以書信、函件等傳達方式表示意思，而郵局存證信函是目前最常使用方式之一。

寫「郵局存證信函」的目的，是要經過郵局來證明發信日期及發信內容為何的一種證明文件，證明收件人確實已收受此信函，寄件人事後若有投訴(或申訴)、申請調解、訴訟等時可作為有利證據之一。

寫郵局存證信函的方式：
(1) 郵局存證信函須以雙掛號函件寄出。

(2) 向郵局購買存證信函用紙，一式最少三份(份數視收件人人數而定)，由寄件人、收件人、郵局三造各執一份。

(3) 寫存證信函為達到預期的效果，須掌握時機與重點。故應注意人(當事人)、事(事實經過)、時(發生時間)、地(發生地)、物(標的物)等重點。

(4) 信函內容應提到：「限收件人於x年x月x日前解決...，否則...」「限收件人於文到x日內予以處理，否則...」，限x日以七至十日為合理時日。

(5) 寄件人務必清楚寫明「目的」，例如要求企業經營者應合理解決的方式，如退貨、退款、解除契約、減少價金等，千萬不要含糊、不清不楚。

(6) 書寫完成後擬至郵局寄發，郵局承辦人員會從形式上加以檢查，如錯字、用印、日期等的填寫，檢查無誤後即受理寄出。

(7) 郵局掣給的收據和寄件人持有的存證信函、及事後收到的「回執證明」明信片都需妥善保存。